Base de Dados Entidades
Neste menu encontra-se a base de dados com todas as entidades e Leads, bem como as listas às quais pertencem.
Através da tabela, pode adicionar tarefas a cada entidade, editar informações, criar notas e aplicar filtros.
Para enriquecer a sua base de dados, introduza novas entidades ou Leads.
Em cada Entidade ou Lead, é possível visualizar, no lado direito, um conjunto de ícones que representam ações disponíveis.
Estas ações incluem: Adicionar Tarefa, Adicionar Processo, Editar Contacto e Adicionar Nota.
Ficha de Contacto
Após guardar o Contacto ou Lead, clique sobre o registo para aceder ao perfil correspondente.
No perfil do Contacto ou Lead, pode visualizar e editar diversos detalhes associados ao registo.
Está disponível uma Timeline (linha cronológica) com o histórico de criações e modificações efetuadas.
Entre as ações possíveis, pode:
- Verificar e alterar os dados do contacto
- Visualizar a Timeline de tarefas, notas, processos e outros
- Ver Atividades em Curso e finalizadas
- Criar novos Processos
- Verificar e associar Planos de Ação
- Visualizar e adicionar Notas
- Ver, adicionar e sincronizar tarefas
- Verificar e atualizar relacionamentos familiares
- Enviar e agendar SMS e Emails, assim como verificar o seu histórico
- Visualizar e adicionar Documentos
- Verificar e adicionar Sub-Contactos
- Ver e adicionar Campos Personalizados
- Gerar ficheiro excel com dados RGPD
- Verificar e adicionar Informação Complementar
Alteração de Contacto para Lead
Para converter um Contacto em Lead, basta clicar no botão indicado para realizar a transição:
Após clicar no botão, poderá editar os campos de Classificação e Tipo de Entidade.
Se os campos já estiverem corretos, não é necessário fazer alterações – basta clicar no botão para confirmar.
Caso pretenda modificar os campos individualmente, poderá sempre o fazer na aba de Classificadores. Utilize as setas disponíveis para definir a Classificação e o Tipo de Entidade pretendida.
No final, certifique-se de que clica em Confirmar para guardar as alterações efetuadas.
Timeline
Toda a informação associada ao Contacto ou Lead é apresentada na Timeline.
Aqui pode visualizar todas as interações, notas e tarefas, permitindo uma perceção completa do historial do contacto.
Atividades em Curso
Na aba Atividades em Curso pode consultar todas as atividades ativas e finalizadas.
Aqui também é possível criar novos processos, acompanhar o seu estado e gerir o progresso de cada atividade associada ao contacto.
Planos de Ação
Na aba Planos de Ação, pode visualizar todos os planos já associados ao contacto.
Também é possível associar novos planos de ação, permitindo organizar e acompanhar estratégias específicas para cada registo.
Notas
Na aba de Notas, pode visualizar todas as notas associadas ao contacto, assim como criar novas notas.
Tarefas
Na aba de Tarefas, pode visualizar todas as tarefas já criadas associadas ao contacto, adicionar novas e sincronizá-las com o Google Calendar.
Editar Contacto
Pode editar todas as informações do Contacto clicando no botão “Editar Entidade”, disponível no canto superior direito do perfil.
Ao clicar em “Editar Entidade”, será apresentado o separador de Contacto, semelhante à página de criação.
Basta alterar os campos pretendidos e clicar em Guardar para aplicar as alterações.
Família
O Spot4All disponibiliza a funcionalidade de gestão de relações familiares para uma organização mais eficiente dos contactos.
Nesta aba, pode visualizar as relações familiares já associadas ao contacto e adicionar novos relacionamentos com outros contactos existentes na base de dados.
SMS
Pode enviar ou agendar uma mensagem diretamente para o contacto através desta aba.
Abaixo, encontrará um histórico com todas as mensagens enviadas, permitindo uma gestão mais eficaz da comunicação.
Pode enviar e agendar emails diretamente para o Contacto nesta aba.
A plataforma oferece diversas opções para estilizar o seu email. Este meio destina-se ao envio de emails esporádicos, que não precisam ser repetidos automaticamente.
Defina o assunto, crie o corpo da mensagem e, se desejar, anexe ficheiros. Depois, basta clicar em Enviar.
Também pode consultar o histórico completo dos emails enviados nesta mesma aba.
Documentos
Pode pré-visualizar os documentos anexados ao Contacto nesta aba.
Também é possível aplicar filtros para facilitar a pesquisa.
A plataforma disponibiliza ações para os documentos, como editar ou remover.
Além disso, pode adicionar novos documentos diretamente nesta aba.
Sub-Contacto
A plataforma permite adicionar e gerir Sub-contactos associados a um Contacto principal.
Nesta aba, pode visualizar todos os sub-contactos, assim como adicionar, editar, convidar ou remover sub-contactos.
Importa referir que deve existir sempre pelo menos um sub-contacto ativo.
Listas
O Spot4All permite ao utilizador criar listas para organizar os seus contactos, facilitando a gestão e categorização de cada um.
Como criar uma Nova Lista
Para criar uma nova lista, clique em “Nova Lista”.
Selecione o tipo de lista e defina a base de dados a que se destina. Pode escolher a opção “Todos” para aplicar a toda a base de dados global, ou selecionar um gestor caso a lista seja pessoal ou específica.
Tem ainda a opção de definir a lista como:
- Dinâmica – atualiza-se automaticamente conforme os utilizadores correspondam aos filtros definidos;
- Fixa – uma lista permanente, sem alterações futuras.
Ao criar uma lista, pode selecionar diretamente a campanha à qual deseja associá-la.
Se preferir, pode manter a opção padrão “Sem Campanha Selecionada”.
Para escolher os utilizadores para esta lista, defina filtros para filtrar os contactos pretendidos.
Ao selecionar um filtro específico, será apresentada a opção de “Operador”, que permite uma filtragem mais precisa dos contactos.
Por exemplo, pode escolher filtrar por “Contém” ou “Começa por”, facilitando a pesquisa mesmo que não saiba o nome completo.
Não se esqueça de inserir o termo de pesquisa no campo dedicado e, de seguida, clicar em Aplicar.
Depois de filtrar as entidades, clique em Guardar. Será aberta uma janela onde poderá atribuir um nome à sua lista. Aqui, poderá também escolher se pretende que esta lista seja dinâmica.
Após criar a lista, poderá visualizá-la na página “Base de Dados de Entidades”.
A lista será exibida com o nome que definiu e o tipo escolhido.
Como Gerir Listas Existentes
Após a criação da lista, será apresentado um novo botão com várias funcionalidades adicionais.
Através deste botão, pode:
- Visualizar todas as listas existentes
- Exportar para Excel os Contactos incluídos em cada lista
- Associar um Plano de Ação a todos os Contactos da lista
- Eliminar listas, se necessário
Contactos não associados a campanhas
Existe a opção de filtrar os contactos que não estão associados a nenhuma campanha.
Utilize este filtro para identificar facilmente quais os contactos ainda não incluídos e, se necessário, associá-los posteriormente.
Associar um Plano de Ação
Também é possível associar um ou mais Contactos a um Plano de Ação de forma rápida.
Para isso, selecione os Contactos desejados na base de dados e clique na opção de associação ao plano.
Será solicitado que escolha o Plano de Ação pretendido.
Após selecionar o plano, clique em “Confirmar” para concluir a associação.
O Contacto escolhido será automaticamente incluído no Plano de Ação.
Exportar Base de Dados de Entidades
Pode exportar a base de dados sempre que necessário, garantindo que tem uma cópia atualizada da informação.
Recomenda-se realizar esta exportação periodicamente como medida de segurança e para manter um backup dos seus dados.
